Politique de confidentialité

Sylen SAS

Siège social : [Adresse à compléter]

Email : contact@sylen.ai

Le responsable du traitement détermine les finalités et les moyens du traitement des données personnelles collectées via la plateforme Sylen.

Données d'inscription : nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone, nom de l'entreprise, secteur d'activité.

Données d'utilisation : enregistrements audio des appels, transcriptions, résumés et fiches d'appel, messages vocaux, rendez-vous pris, SMS de rendez-vous envoyés, statistiques d'appels.

Données des appelants de nos clients : numéro de téléphone, nom et informations données pendant l'appel, transcription, enregistrement audio, rendez-vous et messages. Pour ces données, Sylen agit comme sous-traitant du client, dans les conditions de l'accord de traitement des données (DPA).

Données techniques : adresse IP, type de navigateur, pages consultées, horodatages de connexion.

Données de paiement : les informations de paiement sont traitées directement par Stripe et ne sont pas stockées sur nos serveurs.

Programme d'affiliation : données d'identification et de facturation des affiliés, code d'affilié associé à une souscription, clics enregistrés avec empreintes hachées d'adresse IP et de navigateur.

• Fourniture et fonctionnement du service d'agent vocal IA
• Gestion des appels entrants, transcriptions et messages
• Enregistrement audio des appels, pour que le client puisse les réécouter et les télécharger depuis son compte
• Résumé et fiche de chaque appel, rédigés après l'appel à partir de sa transcription
• Envoi des SMS de confirmation et de rappel de rendez-vous aux appelants qui l'acceptent pendant l'appel
• Prise et gestion des rendez-vous
• Facturation et gestion des abonnements
• Amélioration du service et entraînement de l'agent IA (Coshy)
• Envoi de notifications et rapports (email)
• Mesure des conversions publicitaires, uniquement avec votre consentement
• Support client
• Gestion du programme d'affiliation (attribution des souscriptions, calcul et paiement des primes, autofacturation) et lutte contre l'auto-parrainage et la fraude

• Exécution du contrat (article 6.1.b RGPD) : traitement nécessaire à la fourniture du service souscrit et, pour les affiliés, à l'exécution du contrat d'affiliation.
• Consentement (article 6.1.a RGPD) : enregistrement des appels, envoi de communications marketing, dépôt du traceur d'affiliation.
• Intérêt légitime (article 6.1.f RGPD) : amélioration du service, prévention de la fraude (dont la lutte contre l'auto-parrainage), statistiques d'utilisation et de clics sur les liens d'affiliation, mesure d'audience strictement anonyme du site sylen.ai (section 12).
• Obligation légale (article 6.1.c RGPD) : conservation des données de facturation.

Vos données peuvent être transmises aux sous-traitants suivants, dans le cadre strict de la fourniture du service :

• Supabase Inc. : Hébergement de la base de données, authentification et stockage privé des enregistrements audio (serveurs en Irlande, Union européenne)
• ElevenLabs Inc. : Moteur vocal des appels : reconnaissance de la parole, conversation de l'agent (modèle de langage opéré par ElevenLabs), synthèse de la voix et enregistrement audio de l'appel
• OpenAI, L.L.C. : Analyse de textes : résumé et fiche de chaque appel à partir de sa transcription, analyse périodique des appels pour conseiller le client, lecture des documents et pages web importés par le client, entraînement Coshy, assistante de l'application. OpenAI ne reçoit pas l'audio des appels
• Twilio Inc. : Téléphonie : numéros, acheminement des appels et du flux audio, messagerie vocale de secours, envoi des SMS de rendez-vous aux appelants
• Railway Corp. : Hébergement du serveur vocal temps réel, passerelle audio entre la téléphonie et le moteur vocal
• Vercel Inc. : Hébergement de l'application web
• Stripe Payments Europe Ltd. : Traitement des paiements et facturation (Irlande)
• Resend Inc. : Envoi d'emails transactionnels et rapports
• Telegram : Alertes internes de l'équipe Sylen sur les événements de compte, d'abonnement et de paiement (nom, entreprise et adresse email du client, nature de l'événement ; ni transcription, ni enregistrement, ni coordonnées des appelants)
• Google Ireland Ltd. : Connexion avec Google et Google Agenda, seulement si vous les activez ; mesure des conversions Google Ads, limitée à l'identifiant de clic publicitaire et seulement avec votre consentement
• Microsoft Ireland Operations Ltd. : Connexion et agenda Outlook, seulement si vous les activez

Si vous connectez un autre outil de rendez-vous (par exemple Calendly, Cal.com ou Zenchef), les rendez-vous pris par votre agent lui sont transmis à votre demande ; cet outil agit alors pour votre compte.

Les affiliés ne reçoivent aucune donnée nominative sur les clients. Nos prestataires techniques (hébergement, paiement, courriels) interviennent pour le programme d'affiliation comme pour le reste du service.

• Données du compte : conservées pendant toute la durée de l'abonnement, puis 30 jours après la suppression du compte.
• Fiches d'appel, transcriptions et enregistrements audio : conservés 12 mois, sauf demande de suppression anticipée. Passé ce délai, l'appel est anonymisé (seules restent la date, la durée, le statut et les étiquettes, pour les statistiques) et l'enregistrement audio est effacé.
• Professionnels de santé : l'agent ne recueille que les informations administratives. Aucune transcription ni aucun enregistrement audio n'est conservé, et le contenu des appels, des messages et des rendez-vous passés est effacé au bout de 30 jours.
• Après une résiliation : 30 jours après la fin de l'abonnement, la configuration de l'agent, les transcriptions, messages, rendez-vous et intégrations sont supprimés, les appels anonymisés et les enregistrements audio effacés.
• SMS de rendez-vous : le journal des envois (numéro de l'appelant, texte, date, statut) est supprimé au bout de 12 mois.
• Données de facturation : conservées 10 ans conformément aux obligations comptables françaises.
• Logs techniques : conservés 12 mois maximum.
• Affiliés : durée du contrat d'affiliation puis 5 ans (contrat, preuve d'acceptation, échanges) ; pièces comptables conservées 10 ans ; relevé d'identité bancaire supprimé à la fin du contrat, après le dernier paiement.
• Clics d'affiliation : conservés 13 mois.
• Attributions de souscriptions à un affilié : durée de la relation avec le client, puis 5 ans.

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès : obtenir une copie de vos données personnelles
• Droit de rectification : corriger vos données inexactes ou incomplètes
• Droit à l'effacement : demander la suppression de vos données
• Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré
• Droit d'opposition : vous opposer au traitement de vos données
• Droit à la limitation : limiter le traitement de vos données

Pour exercer vos droits, contactez-nous à : dpo@sylen.ai

Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés) : www.cnil.fr

Délégué : [Nom à compléter]

Email : dpo@sylen.ai

Nous mettons en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données :

• Chiffrement des données en transit (TLS/HTTPS) et au repos
• Enregistrements audio rangés dans un espace de stockage privé, lus uniquement depuis le compte du client par un lien temporaire
• Jetons et clés d'accès aux agendas connectés chiffrés en AES-256-GCM
• Row Level Security (RLS) sur toutes les tables de la base de données
• Authentification HMAC-SHA256 pour les connexions WebSocket
• Vérification en deux étapes (2FA) pour l'accès au compte
• Comparaisons timing-safe pour la vérification des tokens
• Protection contre les injections de prompt dans le serveur vocal

Sylen propose à des professionnels indépendants (les « affiliés ») de recommander son service et d'être rémunérés par une prime pour chaque nouveau client apporté. Ce programme implique trois catégories de personnes : les affiliés, les visiteurs qui arrivent par le lien d'un affilié, et les clients dont la souscription est attribuée à un affilié.

Si vous êtes affilié. Nous traitons votre identité (nom ou dénomination, représentant légal), vos coordonnées, votre numéro SIRET, votre régime de TVA, votre relevé d'identité bancaire et les derniers caractères de votre IBAN, les supports que vous utilisez, la preuve de votre acceptation du contrat (version, date, heure, adresse IP, navigateur), vos relevés et vos factures. Nous les traitons pour gérer le programme, vous attribuer un code et un lien, calculer et vous payer vos primes, émettre vos factures en votre nom (autofacturation), et respecter nos obligations comptables et fiscales (déclaration des honoraires, vigilance sociale). Bases légales : l'exécution du contrat d'affiliation et nos obligations légales. Vos données sont transmises, pour ces finalités, à nos prestataires d'hébergement, de paiement et d'envoi de courriels, et à l'administration fiscale ou aux organismes sociaux lorsque la loi l'exige. Durées de conservation : la durée du contrat puis cinq (5) ans pour le contrat, sa preuve d'acceptation et vos échanges ; dix (10) ans pour les factures, relevés et pièces comptables ; votre relevé d'identité bancaire est supprimé à la fin du contrat, après le dernier paiement.

Si vous arrivez par le lien d'un affilié. Voici exactement ce qui se passe quand vous cliquez sur le lien d'un affilié. (1) Un cookie nommé sylen_aff, qui contient le code de l'affilié, n'est déposé sur votre terminal que si vous y avez consenti avec le bandeau de choix des cookies de sylen.ai. Il sert à attribuer votre éventuelle souscription à l'affilié et à vous accorder la remise de 10 % de première année, et dure quatre-vingt-dix (90) jours. Sa base légale est votre consentement (article 82 de la loi du 6 janvier 1978) : il est facultatif, et si vous le retirez depuis les réglages des cookies de sylen.ai, nous ne lisons plus ce cookie. (2) Si vous n'avez pas consenti, nous ne déposons rien : le code de l'affilié est porté dans l'adresse des pages (paramètre « aff » ou « utm_campaign ») et repris par le site sur les liens qui mènent à l'inscription, d'une page à l'autre, pour votre visite en cours seulement. Il reste en mémoire de la page, n'est enregistré nulle part sur votre appareil et il est perdu à la fin de votre visite. Il sert à pré-remplir le champ « Code partenaire » du formulaire d'inscription et de l'écran de paiement. (3) Ce champ est facultatif et vous pouvez conserver le code, le changer ou le supprimer. Le code qui s'y trouve à l'envoi du formulaire est une donnée de formulaire : nous le vérifions et nous le conservons avec votre compte jusqu'à votre premier paiement. Un code que vous saisissez vous-même fonctionne dans tous les cas. (4) Nous n'utilisons ni votre adresse IP ni une empreinte de votre appareil ou de votre navigateur pour attribuer une souscription à un affilié. (5) Lorsque vous cliquez sur le lien, nous enregistrons le clic (date et code) avec une empreinte hachée de votre adresse IP et de votre navigateur, uniquement pour compter les clics et repérer les clics frauduleux (base légale : notre intérêt légitime à protéger le programme contre la fraude). Ces enregistrements sont conservés treize (13) mois. Votre adresse IP est en outre utilisée, sans être conservée plus d'une heure, pour limiter le nombre de clics et de tentatives de saisie de codes.

Si votre souscription est attribuée à un affilié. Nous enregistrons que votre souscription lui est attribuée (moyen d'attribution, dates de création de compte et de paiements, formule), pour calculer sa prime, vous appliquer votre remise et lui rendre compte. L'affilié ne reçoit jamais votre nom, votre adresse électronique ni vos coordonnées : il voit seulement un numéro d'ordre, la formule et la date d'inscription. Pour prévenir l'auto-parrainage et la fraude, nous comparons, sous forme chiffrée, votre adresse électronique, votre numéro SIREN, votre domaine de messagerie professionnelle et l'empreinte de votre carte avec ceux de l'affilié (base légale : notre intérêt légitime ; vous pouvez vous y opposer en écrivant à l'adresse ci-dessous). Ces données sont conservées pendant la durée de votre relation avec Sylen, puis cinq (5) ans à titre de preuve de l'attribution de la prime, et dix (10) ans pour les pièces comptables qui s'y rattachent.

Vos droits. Pour ces traitements, vous disposez des droits décrits à la section « Vos droits » : accès, rectification, effacement, limitation, opposition et, lorsque le traitement repose sur un contrat, portabilité. Pour les exercer, ou pour retirer votre consentement, écrivez à contact@sylen.ai. Vous pouvez aussi saisir la CNIL (cnil.fr/fr/plaintes).

Ce que fait le compteur. Le site sylen.ai compte ses visites avec un compteur anonyme que nous exploitons nous-mêmes. Il ne dépose aucun cookie et n'écrit rien dans votre navigateur. Pour chaque page vue, il enregistre la page, le nom de domaine du site d'où vous venez, le type d'appareil (ordinateur, mobile ou tablette), le pays et, si vous arrivez d'une annonce, les paramètres utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_content et utm_term du lien (jamais l'identifiant de clic Google ni aucun autre). Il compte aussi les clics sur un numéro de téléphone et sur le bouton « Commencez », sans aucune information sur la personne qui clique.

Ce qu'il ne garde pas. Votre adresse IP et votre navigateur ne sont jamais enregistrés. Ils servent, en mémoire et le temps de la requête, à calculer un identifiant de visiteur valable une journée (HMAC-SHA-256 avec une clé secrète, changée chaque jour). Cet identifiant ne peut pas être recalculé sans la clé et ne peut pas être relié d'un jour à l'autre. Il sert uniquement à ne pas compter deux fois la même personne dans la journée : toutes les heures, les visites de plus de 24 heures sont réduites en totaux par jour et par page, et l'identifiant est effacé. Il ne reste alors que des totaux, conservés 25 mois au plus.

Base légale et dispense de consentement. Intérêt légitime (article 6.1.f RGPD) de Sylen à connaître la fréquentation de son site et l'efficacité de ses annonces, par une mesure strictement anonyme, réservée à Sylen, sans recoupement avec d'autres données et sans transmission à des tiers pour leur propre compte. Cette mesure entre dans le cadre des traceurs de mesure d'audience dispensés de consentement par les lignes directrices de la CNIL (délibération n° 2020-091 du 17 septembre 2020).

S'y opposer. Si votre navigateur envoie « Ne pas me suivre » (DNT) ou « Global Privacy Control », votre visite n'est pas comptée. Vous pouvez aussi nous écrire à dpo@sylen.ai. Les données conservées ne permettant plus d'identifier une personne, nous ne pouvons pas retrouver ni effacer une visite en particulier.

À ne pas confondre. Google Analytics 4 est une autre mesure d'audience : elle n'est active que si vous acceptez la catégorie « Mesure d'audience » du bandeau de cookies de sylen.ai.